Lorsqu’en 2017, EAU (European Association of Urology) a déclaré que Copenhague avait été choisie pour accueillir le 33e congrès européen d’urologie en mars 2018, toutes les agences réceptives se sont réjouies de l’arrivée de 10.000 participants.
Ces mêmes agences ont commencé à émettre des doutes quant à leur capacité d’organisation, lorsque EMS (European Emergency Medical Services) a annoncé son congrès mondial à Copenhague pour la même époque et avec une participation potentielle de 10.000 membres. Enfin quand ERA-EDTA (European Renal Association – European Dialysis and Transplant Association) a annoncé Copenhague pour son 55e colloque, nous avons eu de réelles sueurs froides.
La capacité succincte d’accueil des hôtels et restaurants, des transports publics peu adaptés et le manque crucial de compagnies de transports desservant Copenhague ont imposés aux agences un travail d’organisation ardu.
Faute d’une méthode de standardisation d’accueil commune les agences débordées par l’organisation des événements liés à ces trois congrès ont dû faire face et s’entraider. Les allotements d’hôtels s’arrachaient à prix d’or, les menus se négociaient un an à l’avance et les compagnies de transports suédoises et allemandes ont été sollicitées.
Les entreprises pharmaceutiques, dont les départements sont organisés sur plusieurs continents, avaient chacune, et sans se concerter, contacté des agences différentes pour les assister dans la participation au congrès.
Conseillé par VisitDanmark, et afin de résoudre au mieux les défis inévitables liés à la tâche, les agences concurrentes se sont vu envisager la co-opétition, mode de fonctionnement particulier, peu pratiqué dans un contexte de rude concurrence.
DES CHALLENGES LOGISTIQUES
NORDIC INSITE s’est donc allié à plusieurs autres agences françaises et danoises pour résoudre les challenges logistiques d’un même client s’étant adressé à l’origine à différentes agences.
Une efficace synergie de collaboration entre les différentes agences s’est rapidement révélée : côté agences incentives (nos concurrents), des années d’expérience d’organisation d’évènements et côté fondatrice de NORDIC INSITE, une certification Prince2 et 20 ans de pratique de gestion de projets en informatique : budgets, management des ressources, Project Plans, milestones, reporting…c’est-à-dire toute la caisse à outils et le vocabulaire compris et employé par les entreprises.
Nous avons proposé au client une gestion sous un parapluie commun, des méthodes communes, des budgets communs pour toutes les divisions et tous les employés de ces entreprises pharmaceutiques.
Le résultat a été très convaincant !
Sur une période d’exactement un mois, nous avons géré plus de 1.200 participants dont 850 sur une période de 3 jours pour ce congrès à Copenhague.
Ceci a représenté :
- 3.600 nuitées réparties sur 8 hôtels
- plus de 9.600 déjeuners et dîners
- 22 soirées de gala
- un team-building avec 120 participants
- 7.200 transferts en cars privatifs
- 1.200 sacs de congrès
- une centaine de paniers garnis et coffrets
- 1.200 boîtes de « Danish Butter Cookies » enrubannées.
Côté client, une équipe d’organisation bien rodée ; de notre côté, une équipe en « co-pétition » apprenant à se connaître et à coopérer avec 2 cultures de travail différentes.
Au cours de cette préparation d’un an, nous avons :
- augmenté notre équipe de projet de 4 à 8 personnes
- contracté 23 hôtesses, 1 photographe, 1 ingénieur son, 1 étudiant toujours sur les starting blocks
- et surtout complètement révisé nos processus de travail.
Cette belle expérience de mutualisation des compétences et des ressources a été extrêmement bénéfique pour notre client mais également enrichissante pour les agences coopétitrices.
C’était un énorme défi professionnel et nous avons fièrement atteint nos objectifs. Avoir géré ensemble nos équipes et réussi la réalisation de nos projets lors de cette période d’une intensité extrême, nous permet encore aujourd’hui de collaborer sur des projets à taille plus humaine cette fois.
